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Dématérialisation des factures : pourquoi l’impliquer dans votre stratégie de digitalisation ?

La digitalisation pousse de plus en plus d’entreprises à se tourner vers des solutions numériques pour faciliter leur gestion interne. Mais qu’en est-il pour vos factures ? La digitalisation des systèmes administratifs passe souvent au second plan malgré les bénéfices que cela pourrait engendrer. La dématérialisation des factures est alors un premier pas pour la simplification des processus comptables internes et externes.

Toutefois, la dématérialisation des factures ne peut s’effectuer que via une stratégie conçue avec une vision multicanale et ROIste. Car oui, malgré une digitalisation en marche, vous recevez encore aujourd’hui beaucoup de factures papiers. Faire le choix d’une dématérialisation globale de vos processus peut alors être très coûteuse notamment sur le court terme. Malgré cela, la mise en place d’un tel projet possède de nombreux avantages. Ces avantages peuvent être divers et se tournent avant tout vers une meilleure productivité de vos équipes tant bien d’un point de vue lié à la gestion documentaire qu’archivistique par la suite.

Mettre en place une stratégie de dématérialisation des factures doit également répondre à de nombreux critères. Le principal critère étant celui du cadre légal qui impose à la dématérialisation des factures différentes obligations.

Dès lors, voyons-en pourquoi impliquer la dématérialisation des factures à sa stratégie de digitalisation est bénéfiques pour votre entreprise ?

Effectuer une dématérialisation des factures pour se digitaliser ?

Pourquoi effectuer une dématérialisation des factures est importante dans votre transformation digitale ? Eh bien, les réponses sont multiples et elles concernent tout autant les aspects technologiques que de productivités. La digitalisation se définit comme étant le moyen de réinventer intégralement son modèle économique et la chaine interne de fonctionnement. Cette chaine de fonctionnement passant par toutes les strates d’une entreprise c’est-à-dire :

  • Ses différentes stratégies
  • Son organisation managériale
  • Son environnement collaboratif
  • Ses changements de processus internes et externes
  • Sa vision d’une satisfaction client via une meilleure expérience client
  • L’amélioration des conditions de travail
  • L’automatisation des processus

Via ce principe de digitalisation et pour faire face à une demande de plus en plus grandissante en interne et en externe, digitaliser ses processus devient un enjeu majeur pour toutes entreprises. De plus, la loi Macron du 26 Janvier 2015 oblige progressivement les entreprises à effectuer une dématérialisation des factures. Cette même loi a été étendu le 6 Août 2015 et vise l’ensemble des entreprises à accepter les factures dématérialisées. En somme, à l’horizon 2020 plus aucune entreprise ne pourra refuser des factures dématérialisées.

Dès lors, la question de la dématérialisation des factures devient une évidence. Outre le fait de chercher à se digitaliser, la digitalisation des processus permet surtout d’assurer la traçabilité des documents. Cette traçabilité permet de gagner du temps tout au long du parcours client. De plus, plusieurs études montrent que la dématérialisation des factures a un bénéfice économique. En effet, une facture papier a un traitement plus long ce qui augmente son coût. Pour donner un ratio une facture papier vaut entre 13 et 16€ tandis que numériquement le prix gagne environ 3€. Digitaliser ses processus et penser à la dématérialisation rentrent par conséquent dans une stratégie globale de transformation digitale.

Quel cadre légal se trouve autour de la dématérialisation des factures ?

Le cadre légal autour de la question, implique de nombreuses règles d’usage mais aussi de codification pour être en conformité. Pour commencer la facturation électronique implique que vos factures soient émises et reçues dans un format dématérialisé et respectant les mêmes mentions obligatoires que sur papier.  Un format dématérialisé doit prendre en compte :

  • L’authenticité de la facture qui permet d’identifier l’émetteur en le certifiant.
  • L’intégrité du contenu
  • Sa lisibilité

D’un point de vue purement juridique dématérialiser ses factures est une obligation dans le cadre d’un échange avec l’administration publique. La loi Macron de 2015 oblige à respecter le calendrier suivant pour les entreprises de :

  • + de 5000 salariés et du public à être en conformité depuis le 1er Janvier 2017
  • 250 à 5000 salariés à être en conformité depuis le 1er Janvier 2018
  • 10 à 250 salariés à partir du 1er Janvier 2019
  • Et enfin pour les TPE (moins de 10 salarié à partir de 2020)

Comme évoquée précédemment la loi Macron fut étendue au secteur privé. L’obligation pour ces entreprises est de ne pas refuser la dématérialisation de ce processus. C’est-à-dire qu’à l’horizon 2020 toutes les entreprises mêmes les TPE devront accepter le fait de recevoir et traiter ce type de facture. Par conséquent, nous rentrons dans une ère multicanale où papier et digital cohabitent.

Autre point important celui des règles liées à la facturation électronique. Toute entreprise et ceux peu importe sa taille devront recourir à un de ces modes d’utilisation.

  • La signature électronique
  • L’échange de données informatisées (EDI) notamment vis-à-vis du public pour télétransmette les factures.
  • Une solution technique permettant d’établir un audit fiable.
  • La conservation des originaux papiers en plus d’une conservation sur un outil adapté comme la GED

Quels sont les avantages à passer à la facture dématérialisée ?

Les avantages de passer à la facture dématérialisée sont multiples et ont tous un but commun : la productivité. Comme cité lors du premier paragraphe la digitalisation se définit comme le moyen de réinventer intégralement son modèle économique ainsi que la chaine interne de fonctionnement. Les avantages sont les suivants :

  • La réduction du coût qui est un des points névralgiques de toutes entreprises. Optimiser ses coûts de facturation n’est pas négligeable. Le site BPI France révèle d’après plusieurs études que la dématérialisation des factures fait gagner en moyenne 3€ par facture à une entreprise.
  • Un suivi de facturation amélioré qui permet de faciliter la gestion des factures.
  • Le gain de temps qui permet de se concentrer sur ses cœurs de métiers, mais aussi de transmettre les documents plus rapidement. Ceci vous permettra à termes d’améliorer votre expérience client.
  • Le gain de productivité qui est étroitement lié au gain de temps. SI vous gagnez du temps sur le traitement d’une facture alors vos collaborateurs en traiteront plus par jour.
  • Traçabilité du document qui permet son authentification
  • Sécurité qui est un des enjeux majeurs de la dématérialisation. Cet aspect bien maitrisé permet d’offrir à vos clients une satisfaction optimum.
  • Accessibilité notamment via une GED (Gestion Electronique de Document) qui a pour objectif de collecter, traiter, diffuser et stocker vos documents.
  • Maitriser les processus de facturation interne en évitant tout types d’erreurs (erreurs de saisies, pertes de documents…) mais aussi de bien coordonner vos équipes pour une gestion efficace de vos factures.
  • Un suivi de facturation amélioré qui permet de faciliter la gestion des factures.
  • Eviter le travail chronophage et fastidieux que sont les premières étapes de la facturation.

Externaliser pour assurer une transition digitale optimale.

Dans le cadre d’une transformation digitale, l’appel à un prestataire externe, spécialiste de la documentation est un réel bénéfice. La dématérialisation des factures est un procédé long qui demande un accompagnement spécifique prenant en compte, l’intégralité du processus documentaire.

Fort de nos 30 ans d’expérience, nous savons à quel point la gestion documentaire et plus précisément de vos factures est éprouvante au quotidien. L’amoncellement de factures et des documents connexes, ne vous permet pas de répondre à vos attentes internes et clientes. De plus la digitalisation fait que vous devez offrir des solutions innovantes à vos collaborateurs et vos clients. Le but derrière cette opération est de répondre aux besoins d’efficacités, de précisions, de personnalisations et d’instantanéités.

Ces besoins difficilement maitrisables sont un métier à part entière que nous connaissons parfaitement. Car oui, la gestion documentaire électronique et physique de vos documents n’ont plus de secrets pour nous. Externaliser une partie ou la totalité de vos flux documentaires entrants vous assurera un ROI dès le démarrage d’une procédure. S’offrir plus d’expertise sur la gestion de vos documents permettra à vos équipes de se recentrer sur leurs cœurs de métier.

En somme la dématérialisation des factures doit s’incorporer dans une stratégie globale de digitalisation. Les nombreux aspects bénéfiques de cette solution vous permettront d’avoir un meilleur rendement de vos actions. Mais le plus important dans tout ça n’est-il pas que cette démarche facilitera le travail de vos collaborateurs tout en gagnant en satisfaction client ?

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur l’archivage en entreprise. Vous souhaitez être accompagné dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.