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Dématérialisation comptable : enjeux, satisfaction client, ROI et KPI

Bien plus qu’un effet de mode, la dématérialisation comptable est une stratégie qui jongle entre obligations juridiques, stratégies d’entreprise, digitalisation des processus et satisfaction client. Si nous prenons les quatre parties citées précédemment, le lien ne saute pas tout de suite aux yeux. Et pourtant, ce lien est un maillage extrêmement complexe répondant aux enjeux actuels des entreprises et de la dématérialisation comptable.

Celle-ci souvent passée au second plan dans les stratégies d’entreprises, est poussée par  les différentes institutions politiques (Européenne et Nationales) qui ont mis progressivement des obligations aux entreprises. L’objectif est de muter petit à petit vers une digitalisation complète des processus et notamment ceux de facturation.

La question de la dématérialisation est un réel investissement qui peut être un frein pour certains. Malgré cela, la mise en place d’un tel projet permet de nombreuses opportunités internes et externes. Ces opportunités répondant aux 4 grands critères de la dématérialisation comptable qui sont :

  • Le respect du cadre juridique
  • Les diverses stratégies d’entreprise
  • La digitalisation des processus internes et externes
  • L’amélioration en continue de la satisfaction client.

Quels sont les enjeux de la dématérialisation comptable ?

Les enjeux de la dématérialisation comptable sont multiples et ne concernent pas seulement la partie facturation. En effet, les métiers comptables ont des besoins spécifiques sur chaque strate de leur quotidien.

À l’ère du digital, des solutions plus économiques permettent aux entreprises de se recentrer sur leurs cœurs de métier. Celles-ci ont pour vocation de répondre aux enjeux des 4 grands critères précédemment cités de la dématérialisation comptable. Bien évidemment qui dit digital, dit volonté d’automatiser un maximum ces processus. Le but étant bien évidemment de répondre aux attentes internes et externes qui sont :

  • Gain de temps notamment pour le traitement des pièces comptables ou pour retrouver un document. Car oui, nous passons en moyenne près de 7h30/semaine à rechercher des documents soit près de 20% de notre temps. Certains évoquent même, que ce taux monte jusqu’à 40%
  • L’économie d’échelle en réduisant les coûts d’une facture reçue qui s’estime aujourd’hui autour des 15 euros. Avec la dématérialisation, les estimations de coût, sont trois fois moins chers passant à environ 5€.
  • Fluidification des processus comptables permettant ainsi la rapidité des échanges avec vos clients et fournisseurs
  • Répondre au cadre juridique obligeant les entreprises à progressivement abandonner le papier dans leurs échanges avec l’état.En somme, toutes les entreprises fournisseurs du secteur public devront utiliser Chorus Pro d’ici à Janvier 2020.
  • Les enjeux sociétaux que ce soit sur une partie concernant l’amélioration des conditions de travail ou bien l’environnement.
  • Les nouveaux formats de facturation comme par exemple celui de la Factur-X

La dématérialisation comptable pour plus de productivité et de satisfaction client ?

À travers ces enjeux, nous pouvons constater deux axes principaux qui sont la productivité et la satisfaction client. Ces deux axes sont extrêmement importants pour le développement d’une entreprise à l’ère du digital. En effet, la question du rendement passe aujourd’hui par une cohésion interne via un travail plus collaboratif. Le résultat d’une bonne collaboration interne notamment sur les processus documentaires joue activement sur la satisfaction de vos clients.

D’un point de vue lié à la productivité, dématérialiser ses processus comporte de nombreux avantages qui sont :

  • Une collaboration interne plus forte et mieux maîtrisée
  • L’automatisation des actions répétitives
  • Se recentrer sur des actions plus complexes.
  • Le gain de temps global sur vos actions quotidiennes qui permettront de traiter jusqu’à 5 fois plus de dossiers par jour.

Ainsi en dématérialisant vos processus, vous pourrez d’un côté réduire vos frais fixes tout en traitant plus de dossiers. Mais ceci permet-il de répondre aux demandes des clients qui sont toujours plus exigeantes ? Plusieurs études sur la digitalisation et les effets des générations montrent que les consommateurs souhaitent un service toujours plus rapide, plus efficace et plus humain. Grâce à l’apport de la dématérialisation, vous gagnerez en productivité pour offrir une relation client plus personnalisée, plus rapide et plus sécurisée.

Quels ROI et KPI apportent la dématérialisation comptable ?

Dégager un ROI et des KPI est le propre toutes actions stratégiques, mais est-il possible d’en avoir quand on évoque la dématérialisation comptable ? La réponse est clairement oui. Nous avons pu voir précédemment les enjeux et les bénéfices d’une telle stratégie. Mais comment mesurer ce retour sur investissement et ses performances ?

D’un point de vue ROIste

D’un point de vue ROIste, les mesures à prendre en compte sont diverses et font face aux enjeux précédemment cités. En effet, votre ROI peut se mesurer par le gain de temps sur les délais de traitement documentaire. En optant pour cette démarche vous fluidifierez vos processus et vous pourrez ainsi traitez plus de documents.

De là, découle bien évidemment toute une partie de gain économique. Le coût brut d’un traitement documentaire baissera drastiquement passant de 15 à 5€ pour une facture reçue.

Autre point non-négligeable celui des coûts de stockage et de recherches documentaires. Car oui, vos documents comptables ont des obligations juridiques de conservation allant de 5 à 10 ans.

D’un point de vue KPIste

D’un point de vue KPIste, différentes mesures peuvent être mises en avant. Celles-ci peuvent aller de la satisfaction client à l’accroissement de leur nombre en passant par la réputation de votre entreprise. Plusieurs études marketing montrent aujourd’hui l’intérêt de se recentrer sur une bonne relation client et que cette stratégie soit génératrice de conservation et de conversion de clientèle.

En ayant une base fiable de votre gestion documentaire, vous pourrez ainsi répondre plus facilement aux exigences de vos clients. Ainsi vous gagnerez, des parts marchés et vous pourrez conquérir de nouveaux clients.

Etre à l’écoute de son marché est par très important et la dématérialisation comptable permet en partie d’y répondre. Toutefois, même si nous sommes dans un monde en pleine mutation digitale, il ne faut pas oublier la réalité. Aujourd’hui, le numérique est en marche mais la majorité des flux documentaires restent papiers. Alors offrir une vision multicanale ne reste t’il pas le moyen le plus fiable pour offrir une bonne gestion documentaire ?

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la dématérialisation ou notre article évoquant les enjeux de la dématérialisation. N’hésitez pas à découvrir notre solution Everial Digital Expert qui vous aidera dans votre gestion et conservation documentaire électronique. Pour plus d’informations, nous vous invitons à contacter nos équipes