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Quand doit-on archiver ses documents ?

Beaucoup d’entreprises se posent la question de quand, faut-il commencer à archiver ses documents ? Car oui, archiver ses documents est obligatoire mais à partir de quelle étape devons-nous le faire ? En effet, la question peut se poser et beaucoup d’entre vous se questionnent à ce sujet. Archiver ses documents comporte des règles codifiés par la loi.

Si nous comparons un prêt bancaire et un acte commercial, ces deux différents documents n’ont pas les mêmes obligations légales. De plus, il n’y a pas d’obligation légale à archiver l’ensemble des documents comme par exemple des journaux internes. Toutefois ce type de document représente l’Histoire et la mémoire de votre entreprise.

Dès lors, nous pouvons nous demander à quel moment un document peut être mis sous archive et combien de temps celui-ci doit être conservé.

A quel moment faut-il archiver ses documents

La grande question que nous nous posons à travers cet article est de savoir quand est-ce que l’on doit archiver ses documents. Comme vous le savez, être en capacité de fournir des documents est une obligation légale à laquelle tous doivent répondre. Alors à quel moment devons-nous archiver nos documents électroniques et physiques.

Le temps d’archivage peut se scinder en deux parties. Une première partie où les documents peuvent être directement archivés après utilisation. Une seconde partie où il faut obligatoirement attendre la fin d’un contrat ou d’un exercice comptable ou fiscal. Pour étayer nos propos voyons plus en détails ces trois types de moment d’archivage :

  • Le premier type de moment se passe une fois le document traité. Prenons par exemple une facture. Celle-ci arrive au sein de votre entreprise et il vous faut la traiter. Son traitement passe par une saisie puis un règlement et une fois terminée, vous pouvez l’archiver.
  • Le second type de moment se passe après qu’un contrat se termine. Prenons le cas des polices d’assurance. Généralement, vous souscrivez à une police d’assurance durant un temps indéterminé entre deux parties (l’assureur et vous). Mais que ce passe-t-il si vous rompez le contrat ? Eh bien la loi vous oblige pendant une durée de deux ans à conserver ce contrat. Il en va de même pour tous les services de prestation comme l’appel à des avocats. En effet, vous devrez les conserver 5 ans à partir de la fin du mandat.
  • Enfin le troisième type de moment pour qui concerne des documents utilisables sur le long termes. Ceux-ci n’ont pas à vocation à transiter beaucoup.

Archiver ses documents : rappel sur les durées de conservation

Après avoir vu quand nous devions archiver nos documents, faisons un rappel sur les durées de conservation de vos archives. En effet, chaque typologie d’archives a une durée de conservation minimum obligatoire. Parce que oui, la loi ne vous interdit pas de conserver vos archives Ad vitam aeternam. La seule contrainte que vous avez autour de l’archivage de données s’appuie sur la conservation des données personnelles. Si un document en comporte vous devrez alors vous en séparez.

Voici quelques exemples de conservation suivant le type de document archivé comme par exemple les documents :

  • Comptables et fiscaux qui se conserve en moyenne 10 ans pour les premiers et 6 ans pour les seconds. Ces derniers commencent s’archiver à la clôture des exercices.
  • Civil et commercial qui sont en moyenne de 5 ans hormis pour l’acquisition et la cession immobilière (30 ans), les contrats de plus de 120 € concluent par voie électronique (10 ans). D’autres documents comme les déclarations de douane sont à conserver durant 3 ans et une police d’assurance 2 ans
  • Social, c’est-à-dire statuts, compte annuel, titre de fusion sont généralement autour des 5 ans.
  • Gestion du personnel et documents RH qui sont autour des 5 ans de conservation

Comme vous pouvez le constater, chaque archive le délai de conservation n’est pas le même et que la gestion de vos flux doit se faire en conséquence.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article évoquant l’archivage des documents est important au-delà du cadre légal . Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.