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Pourquoi doit-on archiver ses documents ?

Toutes entreprises se demandent comment et pourquoi archiver ses documents est d’une importance stratégique. En effet, vous traitez chaque jour des centaines voire des milliers de documents papiers ou digitaux. Ces documents, ont tous à leurs différents niveaux une réelle valeur. Que ce soit des documents clients, fournisseurs ou bien internes, garder des traces de ses documents est indispensable. Au-delà des aspects juridiques liés à la conservation des archives, vous aurez sans nul doute besoin de vos documents pour prouver quelque chose ou bien pour retracer un historique.

Bien plus qu’une obligation juridique, archiver ses documents comportent de nombreux enjeux qu’ils soient financiers, technologiques, historiques ou bien RGPD. Ces nombreux enjeux sont le fruit de nombreuses années de stratégies, d’acquisitions et d’innovation au sein de votre entreprise. Une fois archiver vos documents ne sont pas morts, ils rentrent dans une seconde vie. Car oui, vous n’êtes pas à l’abri d’un contrôle fiscal, ou d’une demande de contestation client ou bien d’un besoin urgent d’un plan de construction. Archiver ses documents n’est par conséquent pas qu’une obligation juridique mais une stratégie que vous devez mettre en place.

Entre obligation juridique et enjeux de conservation, voyons pourquoi archiver ses documents est d’une importance stratégique ?

Archiver ses documents : une obligation juridique

Pour commencer, voyons les aspects juridiques autour des archives. Comme vous le savez sûrement chaque typologie d’archives à ses obligations. En effet, archiver ses documents ne veut pas dire archiver n’importe comment. Comme le mentionne le site officiel de l’administration française, une entreprise doit conserver tous documents émis ou reçus dans l’exercice de son activité pendant certaines durées minimales. Dès lors, vous êtes dans l’obligation de conserver vos documents ou bien de les faire conserver.

Toutefois, archiver ses documents reste différent suivant votre secteur d’activité. En effet, la loi différencie la conservation des archives suivant le type de document. Ces délais de conservation sont par exemple de :

  • 5 ans pour un contrat ou convention pour une relation commerciale d’après l’article L110-4 du code du commerce
  • 5 ans également pour les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…) d’après l’article L110-4 du code du commerce
  • 2 ans à partir de la résiliation du contrat de votre police d’assurance d’après l’article L114-1 du code des assurances
  • 10 ans pour des pièces comptables à partir de la clôture de l’exercice d’après l’article L123-22 du code du commerce
  • 3 ans pour pour la comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention d’après l’article D31171-6 du code du travail.

Comme vous pouvez le constater, à chaque document ses spécificités. La conservation de l’ensemble de vos documents est obligatoire. Si vous ne les conservez pas, des sanctions financières pourraient tomber pouvant mettre en péril votre entreprise et / ou votre croissance. SI vous n’êtes pas dans la capacité d’archiver correctement vos archives n’hésitez pas à faire appel à un prestataire. Notre expérience dans le domaine, montre que beaucoup d’entreprises ont des difficultés à stocker et conserver leurs archives ce qui amène parfois à des pertes de documents.

Archiver ses documents : des enjeux multiples

La question de l’archivage des documents ne se résume pas en une simple obligation juridique. En effet, beaucoup d’enjeux se trouvent derrière. Qu’ils soient financiers, technologiques, stratégiques ou bien même liés à l’histoire de votre entreprise, vos archives donnent une seconde vie à vos documents. Eh oui, archiver ses documents ne signifie pas la mort de vos documents, car vous pouvez demander + à vos documents. De plus, l’ensemble de ses enjeux est important pour la pérennité de votre entreprise. Alors voyons ensemble ces différents enjeux.

Les enjeux financiers

Les enjeux financiers de la conservation de ses archives se jouent sur différents niveaux. Comme on a pu le constater précédemment avec les obligations juridiques, la non-conservation des archives entraîne des sanctions juridiques. Celles-ci peuvent être très élevées notamment si un contrôle URSSAF vous tombe dessus.

Hormis les amendes que vous pouvez avoir si vous stockez ou ne gérez pas vos archives, la question du coût humain est tout aussi importante. Si vous êtes à la recherche d’une facture mais que vous mettez toute une journée à la retrouver cela à un coût. Vous perdez du temps à chercher un document précis et votre productivité est en baisse. Cette productivité et ce temps de recherche se multipliant à X documents, peu vous faire perdre de nombreuses heures et de jours de travail.

Autre point important, celui de la place que vos archives prennent. En effet, à force de cumuler des documents et des cartons d’archives l’espace dans vos locaux commence à se réduire. Alors la question est : que faire de ces archives ?  Conservons-les-nous en interne ou faisons-nous appel à un prestataire externe pour la conservation et la gestion de celle-ci ?

Pour réduire les coûts du stockage de vos archives, il faut donc penser à plusieurs choses comme par exemple :

  • Comment je conserve mes archives ?
  • AI-je de la place pour les stocker ?
  • Comment retrouver mes archives facilement ?
  • Qu’est-ce que je fais des archives que je n’ai plus besoin de conserver ?

Alors oui, archiver ses documents a un coût et dans de nombreux cas, faire appel à un expert de l’archivage sera plus rentable (en temps, en argent, en gestion et sur le plan humain) pour vous que de les conserver en interne.

Les enjeux technologiques

Avec des systèmes innovant comme la GED et la numérisation, la conservation de vos documents n’a jamais été aussi facile. Le temps consacré à la recherche d’archives en est fortement réduit. Que ce soit des documents physiques ou digitaux, archiver ses documents de manière technologique est réellement un gain pour vous.

Tout comme pour l’archivage physique, les archives digitales ont des délais de conservation semblable au papier. De plus, la notion d’environnement nous touche tous aujourd’hui et beaucoup d’entreprises ont une politique environnementale. Bien plus qu’une politique RSE, le zéro papier devient un enjeu technologique.

Autre point technologique celle de la conservation de vos données sur les technologies utilisées dans vos métiers. Chaque métier à des spécificités et cherchent à conserver ce savoir-faire.

Les enjeux historiques

Pour d’autres, archiver ses archives est un véritable enjeu historique notamment pour les grandes entreprises. En effet, il est de plus en plus courant que des entreprises conservent des archives, car elles ont une valeur dans leur histoire. Que ce soit à usage interne par la création d’un musée d’entreprise par exemple ou bien pour la valorisation d’un patrimoine, la conservation de celles-ci sont d’un enjeu crucial notamment pour votre image.

De plus, ces mêmes archives de par leur intérêt historique peuvent servir pour la publication d’ouvrage. Qu’ils soient biographiques ou non, des écrivains historiens et consorts utilisent des archives pour leurs écrits. L’un des exemples les plus connus, mais aussi les plus étudiés est le cas de Safran. Ces derniers ont pu grâce à leurs archives physiques et numériques :

  • Créer un musée
  • Donner des pièces à d’autres musées
  • Aider de nombreux chercheurs en sciences dans leurs recherches.

Les enjeux stratégiques

Comme vous avez pu le constater, archiver ses documents n’est pas seulement un enjeu juridique ou patrimonial. Il est bien plus que cela. En effet, de nombreux enjeux stratégiques gravitent autour de cette question répondant à d’autres problématiques comme par exemple :

  • Quel retour sur investissement je vais pouvoir mettre en avant ?
  • Comment je peux faire face à des demandes clientes ?
  • Mes enjeux face à la RGPD ?
  • Puis-je avoir facilement accès à mes archives ou non ?
  • Est-ce que mes dossiers stratégiques seront correctement conservés ?

Mais par enjeux stratégiques, nous sous-entendons aussi la conception ou la mise en place d’un produit/service sur le marché. En effet, vous avez réussi à vous implanter et les données de votre implantation sont cruciales. Ces données sont sensibles et d’un enjeu stratégique important.

Dès lors, nous pouvons constater que la mise en place d’une stratégie autour de l’archivage de vos documents est d’un enjeu vital pour votre entreprise. Au-delà des considérations juridiques de nombreux enjeux financiers sont derrière, pouvant assurer la pérennité de votre entreprise ou non.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur les 5 bonnes raisons d’externaliser vos archives . Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.