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Archiver est-il obligatoire ?

Archiver est-il obligatoire ? Voilà la question que beaucoup de monde se pose, tant bien à titre personnel que professionnel. D’un point de vue professionnel, la conservation ou non des archives est un enjeu primordial. Mais peut-on parler d’une obligation d’archiver ?  Qu’elles soient physiques ou dématérialisées, vos archives sont régies par un cadre juridique.  Seuls les documents internes de type présentation, journaux interne etc n’ont pas d’obligation juridique. Toutefois les conserver en archivage bénéficie à la conservation de la mémoire de votre entreprise.

Pour lever tous les doutes, archiver est obligatoire dans une très grande majorité des cas. Tous les documents reçus ou émis doivent être conservés et ceux durant un délai déterminé par la loi. De plus, la conservation de vos documents peut vous être d’un réel secours. Imaginez, si votre entreprise est un contrôle fiscal ou bien qu’un client ou un fournisseur conteste un paiement.

Dès lors, voyons pourquoi archiver est obligatoire et quelles obligations d’archiver se cachent derrière le cadre juridique.

Archiver est-il obligatoire : le cadre légal

Comment savoir si le fait d’archiver est-il obligatoire ? L’information à cette question est facilement trouvable notamment sur les sites de l’administration tels que Legifrance ou bien celui du service public. Décryptons ensemble ce que disent ces deux sites.

La loi française affirme qu’une entreprise est dans l’obligation de conserver ses archives. Qu’elles soient physiques et numériques, elles ont toutes deux une valeur juridique. Toutefois, une archive numérique ne peut et ne doit pas être modifiée. Elle doit respecter la norme NF Z042-13 et être stockée dans un système adapté comme un SAE. Dans le cas contraire, celle-ci n’aura aucune valeur juridique, car elle ne sera pas authentifiable. De plus l’arrêté du 22 mars 2017, fixe les modalités de numérisation des factures papier en application de l’article L.102 B du livre des procédures fiscales.

Cette loi dit qu’il est désormais possible de numériser des factures papier dès l’envoi ou la réception de ces dernières. Cette dématérialisation peut se conserver autant de temps que la loi le prévoit pour des archives papiers.

Le cadre légal va bien au-delà du cadre fiscal puisque beaucoup d’autres codes évoquent la conservation des documents et l’archivage. Vous avez entre autres les codes :

  • Du commerce pour tous types de contrats commerciaux.
  • Celui de la consommation pour la garantie des biens et services fournis au consommateur.
  • Le code civil notamment pour les cas d’acquisition et de cessions des biens immobiliers.
  • Le code des assurances pour tout ce qui concerne les polices d’assurance par exemple.
  • Celui du code du travail pour tout ce qui concerne la gestion des ressources humaines.
  • Celui de la réglementation européenne au sujet des douanes.
  • Et bien évidemment la RGPD (réglementation générale sur la protection des données).

Archiver ses documents : à chacun sa durée

La particularité de l’archivage est bien évidemment son délai de conservation. Le site du service public nous indique que chaque typologie de document doit avoir un traitement de conservation différent. D’ailleurs la loi n’interdit pas d’archiver plus longtemps des documents sauf s’ils ont des données personnelles. Prenons quelques exemples pour étayer nos propos :

  • 30 ans pour ce qui concerne une acquisition ou une cession de biens immobiliers ou fonciers
  • 5 ans pour des documents relatifs aux transports de marchandises
  • 10 ans pour des comptes annuels de types bilans, comptes de résultats et factures…
  • 5 ans pour des déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie
  • 5 ans pour des contrats de prestation
  • 1 an à la fin de la période pour la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation.

Vous pouvez d’ores et déjà constater qu’à chaque archive le délai de conservation n’est pas le même et que la gestion de vos flux doit se faire en conséquence.

Pour répondre initialement à la question : « Archiver est-il obligatoire et quelles obligations d’archiver se cachent derrière le cadre juridique », l’archivage quel qu’il soit est obligatoire et comporte des spécificités propres à chaque typologie de document que chacun doit respecter sous risques de sanctions financières.

SI cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre page dédiée à la gestion documentaire ou à consulter notre article sur « pourquoi créer des archives ». Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion de vos données et de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.