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Archivage physique et digital : deux possibilités, un choix ?

Archiver est une obligation juridique à laquelle aucune entreprise ne peut s’émanciper. Mais doit-on faire un choix entre archivage physique et digital ? Cette question, beaucoup se la posent, car elle soulève de nombreuses problématiques répondant à divers enjeux. Faire un choix semble alors possible. Mais dans un monde en pleine mutation digitale, faire ce choix pourrait avoir un impact sur la pérennité de votre entreprise.

En effet, qui dit archivage physique et digital, dit remise en question des processus documentaires au sein d’une entreprise. Cette remise en question passant à la fois par l’interne pour le traitement documentaire, mais aussi par l’externe et le fait de jongler entre modernité et moyens classiques de communication. Cette remise en question ne passe pas seulement par la phase d’échange documentaire, elle touche aussi la question de la conservation.

La conservation des archives peut aujourd’hui se tourner autour de trois axes qui sont :

  • L’archivage physique pour vos documents papiers
  • La numérisation des documents physiques en s’assurant d’obtenir une copie fiable
  • L’archivage des documents électroniquement natif via un système d’archivage électronique ou un coffre-fort électronique respectant la norme NF Z42-013

Comme nous recevons tous des documents par divers canaux, la question de leurs archivages se pose. Reste à savoir si les deux sont complémentaires ou s’il est plus stratégique de faire un choix entre archivage physique et digital.

Archivage physique et digital, des obligations juridiques différentes ?

Archivage physique et digital ont-ils les mêmes obligations juridiques ? Eh bien, nous pouvons répondre à la fois oui et non. D’un point de vue purement lié à la durée, les obligations entre archivage physique et digital restent similaires. Le site officiel de l’administration française mentionne le fait qu’une entreprise doit conserver tous documents émis ou reçus dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Par conséquent, vous êtes dans l’obligation de conserver vos documents ou de faire appel à un spécialiste de l’archivage.

Pour rappel, archiver ses documents reste propre à chaque type de métiers et de documents. Les délais sont variables comme par exemple :

  • 5 ans pour un contrat ou convention pour une relation commerciale d’après l’article L110-4 du code du commerce
  • 5 ans également pour les documents bancaires (talon de chèque, relevé bancaire…) d’après l’article L110-4 du code du commerce
  • 2 ans à partir de la résiliation du contrat de votre police d’assurance d’après l’article L114-1 du code des assurances
  • 10 ans pour des pièces comptables à partir de la clôture de l’exercice d’après l’article L123-22 du code du commerce
  • 3 ans pour la comptabilisation des jours de travail des salariés d’après l’article D31171-6 du code du travail.

Ce qui diffère entre archivage physique et digital, c’est toute la réglementation autour de la conservation. En effet, les normes liées à la dématérialisation diffèrent de l’archivage physique à l’archivage électronique. Ce dernier comportant certaines obligations spécifiques. Ces obligations sont :

  • La copie fiable pour transformer un original papier en original électronique.
  • Les fonctions de traçabilité, de sécurité et d’horodatage
  • Le respect de la norme NFZ 42-013
  • La conservation dans un espace sécurisé tel qu’un SAE, un coffre-fort numérique ou un GED intégrant un coffre-fort numérique. Ces outils permettent de conserver une valeur probatoire à un document.

Archivage physique et digital : une vraie complémentarité ?

Nous avons pu voir précédemment que d’un point de vue juridique peu de choses changeaient entre archivage physique et digital. Le seul point changeant est celui lié aux notions de sécurité des documents électroniques. Mais le digital a-t-il amené une réelle transformation en profondeur du traitement documentaire ?

Aujourd’hui, nous savons que près de 2 milliards de factures B2B transitent par an en France. A l’horizon 2020, toutes les entreprises fournisseurs de l’Etat devront digitaliser leurs factures émises. Toutefois, rien ne les obligent à dématérialiser leurs processus documentaires. Si rien n’oblige à dématérialiser, il y a bien évidemment aucune obligation de passer à l’archivage électronique pour le moment.

Malgré cela, il faut savoir être à l’écoute de son marché, de ses clients, en cherchant toujours à innover plus. En effet, dans un monde en pleine transition digitale, il est important d’avoir une vision multicanale de son environnement. C’est-à-dire, innover sans cesse, mais aussi de capitaliser sur son savoir-faire. Dans une démarche archivistique, cela veut dire se donner la possibilité d’utiliser l’archivage électronique et physique.

La raison est simple, vous recevez chaque jour des documents électroniquement natifs ou papiers. Comme cité en introduction, l’archivage se tourne aujourd’hui vers 3 axes ayant un but commun : la conservation. Chacun possède ses avantages et répondent à des attentes internes et/ou externes ce qui les rends extrêmement complémentaires. Pensez au coût d’une digitalisation complète des processus ou une conservation uniquement papier mais aussi à leurs avantages et inconvénients. Pensez à comment votre environnement réagit face aux échanges documentaires et rappelez-vous que même si la digitalisation est en marche, tous n’ont pas les mêmes stratégies.

Archivage physique et digital doit-on faire un choix ?

Effectuer son archivage de manière physique ou digital ? Telle est la question que nous soulevons au cours de cet article. Précédemment, nous avons évoqué le fait d’être à l’écoute de son marché. Ceci comprends la compréhension des coûts autour de la gestion et la conservation documentaire. Nous avons également mis en avant le fait qu’archivage physique et digital soient complémentaires.

Dès lors, la réponse à cette question semble évidente. Faire un choix entre physique et digital est à l’heure de la transition digitale une mauvaise option. Car oui, même si nous sommes en pleine transition digitale, il y a aujourd’hui beaucoup d’entreprises qui n’ont pas la capacité de se digitaliser partiellement ou totalement.

Mettre en place une stratégie multicanale d’archivage permet donc de passer progressivement à une ère numérique. Parallèlement, vous pourrez revoir ses processus documentaires dès leurs bases en digitalisant dès la réception de vos flux documentaires. En somme, faire le choix du multicanal est le plus propice à une stratégie d’archivage.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à consulter notre article sur les flux documentaires et leurs gestions au quotidien. N’hésitez pas à découvrir notre solution Enoxa, qui vous aidera dans votre gestion et conservation documentaire électronique. Vous souhaitez être accompagnés dans votre gestion et stockage de vos archives ? Nous vous invitons à contacter nos équipes pour plus d’informations.