La gestion de certaines pièces et documents devient un enjeu majeur dans l'optimisation de vos process.
L'activité quotidienne d'une entreprise de transport génère des volumes de documents de plus en plus importants. Ajouter à cela la multiplicité des sites et des intervenants, et il devient de plus en plus difficile de réunir l'ensemble des pièces d'un dossier de transport (bons de transport, ordres de mission, fax de confirmation, fiches de prise en charge, documents d'affrètement, documents comptables, etc.).
La preuve de livraison est un document central de votre métier car :
- Elle déclenche la facturation client,
- Elle possède une valeur juridique.
La recherche des preuves de livraison occasionne des recherches longues et fastidieuses qui pénalisent l'activité et la productivité de vos équipes, ainsi que des litiges clients qui génèrent des frais et des insatisfactions ajoutés à des délais de facturation rallongés
EVERIAL vous propose une solution globale pour l'externalisation, la numérisation et le traitement de l'ensemble des documents concernés.
EVERIAL vous propose :
La dématérialisation des Preuves De Livraison (PDL) et de tous les documents associés avec:
- Enlèvement des PDL quotidiennement sur site client par navette Everial ou numérisation directement sur site,
- Numérisation des PDL le jour même,
- Conservation physique des documents numérisés.
La mise à disposition des documents sur un portail documentaire sécurisé avec indexation de la base image des PDL en lien avec votre SI (Exemple : index / spool d'impression de vos bordereaux).
La solution fonctionne en mode interne ou externe. Dans le premier cas, nous vous dotons d'une ou plusieurs bornes de numérisation afin d'enrichir vous-même votre base de données. Dans le cas d'une solution externalisée, nos équipes de saisie gèrent l'intégralité du processus de traitement et de mise en ligne.
Nos spécialistes EAI développeront avec vous toutes les connexions et interfaces nécessaires pour intégrer directement dans votre ERP ou système comptable les données saisies.
Une mise en place extrêmement rapide :
La solution EVERIAL ne demande aucune modification de vos systèmes et de votre organisation existante. Vous recevrez directement vos récépissés de transport ou preuves de livraison pré-saisies (images + index) sous format numérique si votre système le permet ou ces documents seront directement en ligne sur nos serveurs sécurisés.
Les interfaces avec votre propre système informatique auront été réalisées au préalable afin de garantir une parfaite intégration.
Objectifs :
- Amélioration de la gestion de la relation clients et des documents comptables,
- Réduction des coûts et optimisation des process.
Bénéfices attendus :
- Optimiser la gestion et la mise à disposition des BL émargés,
- Simplifier la reconstitution des dossiers en fin de traitement,
- Réduire les volumes de papier circulant au sein de vos services,
- Générer des gains de productivité importants pour le suivi des documents de transport et comptables.