Certifications

Norme AFNOR NF Z40-350

 

Label_NF_prestation_archivage_physique

Depuis 2008, le service de l’entreprise EVERIAL est certifié NF Service.

Cette marque de qualité est délivrée par AFNOR Certification, organisme certificateur indépendant, après un examen complet du service proposé et de notre organisation.

La marque Service NF apporte la preuve que notre service respecte les exigences fixées dans un cahier des charges strict. La qualité de notre service est contrôlée tous les ans.

NF Service contribue à distinguer les services sérieux, fiables et de qualité.

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La marque NF Service « prestations de Gestion et de Conservation d’Archives » définit les actions à mettre en œuvre par le prestataire en archivage tout au long du cycle de vie d’une archive, de l’offre commerciale à la destruction des archives.

Dans le respect de la norme NF Z40-350 Everial s’engage donc à :

  • Etablir une étude et une offre commerciale. Remettre ce document au prospect pour acceptation. Celle-ci devra comporter un minimum d’indications telles que ses coordonnées, le type de services proposés, les tarifs, les garanties d’assurance.
  • Mettre en œuvre et envoyer un contrat dans un délai maximum de 10 jours ouvrés après le retour de la proposition commerciale signée ou l’accord écrit du client.
  • Décrire les modalités pour la réalisation des prestations de conseil, de fourniture des tableaux de bord et de délégation de personnel qualifié et toute autre prestation définie au départ.
  • Décrire ses procédures, les modalités de planification, d’adressage et de prise en charge des archives chez le client.
  • Définir les modalités de restitution des documents, de traçabilité et de réintégration de ces derniers ainsi que les délais de transmission.
  • Décrire les modalités de mise à disposition et/ou d’élimination définitive des archives au client avec un respect des délais.
  • D’accepter lors de l’audit « AFNOR Certification », la vérification des modalités de conservation des archives, la déclaration en préfecture ou l’autorisation préfectorale d’exploiter, la validité des certificats de contrôle des extincteurs, des contrats de maintenance et d’entretien et des contrats d’assurance.
  • Définir les compétences du personnel en garantissant à ses clients, la pertinence des solutions d’archivage préconisées et le contrôle des prestations mises en œuvre, la mise à disposition de personnel(s) interne(s) ayant acquis une compétence en matière d’archivistique soit par une expérience de plusieurs années obtenues dans un service d’archives ou chez un prestataire en archivage, soit par un diplôme universitaire.
  • Garantir une bonne conservation des archives en respectant strictement les conditions suivantes :
    • Une protection contre le feu
    • Une protection contre le vol
    • Une protection contre les dégâts des eaux
    • Une protection contre les parasites, les rongeurs et la poussière
    • Un système de gestion informatique sécurisé
    • Un plan de lutte incendie
    • Un plan de survie de l’entreprise et de la confidentialité
  • Définir les règles de gestion et de diffusion des documents et disposer d’une organisation pour gérer les réclamations de ses clients.

Agrément conservation Archives Publiques – Chartres, Bordeaux et Puceul

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Nos sites de Chartres, Bordeaux et Puceul au nord de l’agglomération nantaise, détiennent l’agrément du Ministère de la Culture pour la conservation des Archives Publiques sur support papier. Il permet aux tiers archiveurs tels qu’EVERIAL de gérer et conserver les archives des entités publiques (entreprises publiques, administrations et collectivités territoriales).

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Télécharger l’Agrément (Bordeaux)

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Cadre juridique

Code du patrimoine : articles L212-4 et R212-19 à R.212-31 (relatifs au dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet).

Code de la santé publique : articles L1111-8, R1111-9 à R1111-15-1 et R1111-16 (relatifs à l’hébergement des données de santé à caractère personnel par des personnes physiques ou morales agréées à cet effet).

NOTA BENE : en application de l’article R.1111-16 du Code de la santé publique, les prestataires agréés par le ministère de la culture pour la conservation d’archives publiques courantes et intermédiaires sur support papier le sont également, ipso facto, pour l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support papier (et ce quel que soit le statut des archives sur support papier, publiques ou privées, qui contiennent ces données de santé à caractère personnel).

En revanche, l’hébergement de données de santé à caractère personnel sur support informatique nécessite un autre agrément, accordé par le ministre de la santé (articles L.1111-8 et R.1111-9 à R.1111-15-1 du Code de la santé publique) – pour tout renseignement à ce sujet, on consultera le site de l’Agence des systèmes d’information partagés de santé (ASIP Santé).

Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.

Certificat ISO 9001 : 2008

 

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La norme ISO 9001 détaille les exigences auxquelles doit satisfaire le système de management de la qualité (SMQ) d’une entreprise. Il s’agit d’un gage de confiance pour les clients démontrant que la société est en mesure de livrer des services répondant à leurs besoins et attentes, et conformes à la réglementation en vigueur.

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L’ISO 9001:2008 spécifie les exigences relatives au système de management de la qualité lorsqu’un organisme :

  • A besoin de démontrer son aptitude à fournir régulièrement un produit conforme aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables, et
  • vise à accroître la satisfaction de ses clients par l’application efficace du système, y compris les processus pour l’amélioration continue du système et l’assurance de la conformité aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables.

Toutes les exigences de l’ISO 9001:2008 sont génériques et prévues pour s’appliquer à tout organisme, quels que soient son type, sa taille et le produit fourni.

 

Certificat ISO 14001 : 2004

Afaq_14001

Cette certification confirme la politique environnementale volontariste initiée par EVERIAL, pour une sécurité maximale et un environnement contrôlé sur nos sites de Chartres, Lyon, Chalon-sur-Saône et Puceul, au nord de l’agglomération nantaise.

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La norme ISO 14001:2004 est la référence mondiale pour la mise en place d’un système de management de l’environnement. Elle est un formidable outil pour aider toute organisation (TPE, PME, grandes entreprises, associations, services publics…) à limiter ses impacts liés à ses activités sur l’environnement.

Au-delà de la diminution de ses consommations d’eau, énergie, matières premières… et de ses déchets, mettre en œuvre les principes de la norme ISO 14001 (homologuée en France sous le nom de NF EN ISO 14001:2004) permet aussi de réduire ses émissions de gaz à effets de serre (GES).

Les retours d’expérience d’organisations ayant adopté la norme ISO 14001 démontrent qu’elle permet aussi d’aller au-devant des exigences environnementales réglementaires, de s’ouvrir de nouveaux marchés et d’offrir une image d’organisation responsable.

La norme ISO 14001 fait partie des trois normes de système de management (QSE) les plus utilisées au monde avec la norme ISO 9001 sur la qualité et la norme OHSAS 18001 sur la sécurité et la santé au travail. Née en 1996, elle a été révisée en 2004.

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