Everial est certifié ISO 9001 version 2008, norme relative aux systèmes de management de la qualité et plus particulièrement à ses exigences, sur ses sites de production en France pour ses activités de prestations d'archivage physique et de gestion électronique de documents.
Everial est également certifié conforme aux recommandations de la norme métier NF Z40-350.
• Norme AFNOR NF Z40-350 :
La marque NF Service « prestations de Gestion et de Conservation d’Archives » définit les actions à mettre en œuvre par le prestataire en archivage tout au long du cycle de vie d’une archive, de l’offre commerciale à la destruction des archives.
Dans le respect de la norme NF Z40-350 Everial s’engage donc à :
1. Etablir une étude et une offre commerciale. Remettre ce document au prospect pour acceptation. Celle-ci devra comporter un minimum d’indications telles que ses coordonnées, le type de services proposés, les tarifs, les garanties d’assurance.
2. Mettre en œuvre et envoyer un contrat dans un délai maximum de 10 jours ouvrés après le retour de la proposition commerciale signée ou l’accord écrit du client.
3. Décrire les modalités pour la réalisation des prestations de conseil, de fourniture des tableaux de bord et de délégation de personnel qualifié et toute autre prestation définie au départ.
4. Décrire ses procédures, les modalités de planification, d’adressage et de prise en charge des archives chez le client.
5. Définir les modalités de restitution des documents, de traçabilité et de réintégration de ces derniers ainsi que les délais de transmission.
6. Décrire les modalités de mise à disposition et/ou d’élimination définitive des archives au client avec un respect des délais.
7. D’accepter lors de l’audit « AFNOR Certification », la vérification des modalités de conservation des archives, la déclaration en préfecture ou l’autorisation préfectorale d’exploiter, la validité des certificats de contrôle des extincteurs, des contrats de maintenance et d’entretien et des contrats d’assurance.
8. Définir les compétences du personnel en garantissant à ses clients, la pertinence des solutions d’archivage préconisées et le contrôle des prestations mises en œuvre, la mise à disposition de personnel(s) interne(s) ayant acquis une compétence en matière d’archivistique soit par une expérience de plusieurs années obtenues dans un service d’archives ou chez un prestataire en archivage, soit par un diplôme universitaire.
9. Garantir une bonne conservation des archives en respectant strictement les conditions suivantes :
- - Une protection contre le feu,
- - Une protection contre le vol,
- - Une protection contre les dégâts des eaux,
- - Une protection contre les parasites, les rongeurs et la poussière,
- - Un système de gestion informatique sécurisé,
- - Un plan de lutte incendie,
- - Un plan de survie de l’entreprise et de la confidentialité.
10. Définir les règles de gestion et de diffusion des documents et disposer d’une organisation pour gérer les réclamations de ses clients.
• Les pratiques EVERIAL sont également conformes aux exigences de la Norme
AFNOR NF Z42-013:
Norme AFNOR pour l’archivage électronique - Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes
Conformément à la norme, Everial à mis en place tous les processus et procédures nécessaires concernant les points suivants :
- 1. Procédure de protection et de gestion physique des installations
- 2. Organisation des données et des traitements dans le système
- 3. Options retenues de la norme
- Lors de l’écriture de chaque enregistrement, le numéro de série du lecteur enregistreur est écrit automatiquement par le système.
- Le suivi des opérations de saisie et de stockage des documents permet de vérifier que ceux-ci ont été correctement numérisés et stockés. Par ailleurs, le système génère un fichier particulier (. lot) qui regroupe l’ensemble des informations nécessaires à la traçabilité des documents.
- Everial utilise à la demande de ses clients des procédés cryptographiques permettant de chiffrer tout ou une partie des informations stockées.
- Everial a mis en place un système d’audits internes incluant le processus de numérisation.
Le système d’audit est certifié
ISO 9001 version 2000.
Il obéit aux principes de la Norme
ISO 19011.
La conformité à la Norme
NF Z42-013 est vérifiée annuellement par un cabinet d’audit externe suivant les critères définis dans la Norme
NF EN 45 012.
Le nouveau site Everial de Chartres est aujourd’hui certifié
ISO 14001 .
Everial met ainsi en œuvre un système de management environnemental (SME) et s’engage dans une démarche d’amélioration continue pour maîtriser et minimiser ses impacts environnementaux et prévenir les accidents et incidents.