Fonctionnalités mises en oeuvre, mise en place d'un circuit électronique de validation de la facture WORKFLOW :
Suite à l'enregistrement de la facture, les différents « validateurs » sont avertis, ils peuvent consulter l'image de la facture, valider ou invalider. L'identification des validateurs est gérée via des profils avec mot de passe.
A la fin du circuit, un retour est fait au service comptabilité pour la poursuite du traitement.
Avantage de la solution :
- Plus de flux papier,
- Grande réactivité,
- Traçabilité/Supervision.
Gains attendus :
1. Le stockage
- - Suppression du stockage sous format papier (faisabilité à valider en fonction de la législation),
- - Gain de temps en recherche de document.
2. L'intégration automatique en comptabilité
- - Gain de temps en traitement des documents papier et saisie des écritures comptables,
- - Réduction du risque d'erreur.
3. La réception de factures au format électronique
- - Réduction du délai de traitement,
- - Suppression du flux papier.
4. Le processus de validation de la facture (bon à payer)
- - Suppression du flux papier : Plus de document papier « BAP »,
- - Meilleure réactivité,
- - Traçabilité/Supervision : suivi de la phase de validation.