Nos experts procéderont à des entretiens avec vos principaux responsables afin de déterminer avec précision vos obligations ainsi que les méthodes en place.

Quatre outils principaux sont utilisés :

Le tableau de gestion permet de catégoriser l’ensemble des typologies documentaires ainsi que les obligations liés au document (Durées légales de conservation, sort final, observations…).

Le plan de classement décrit l'organisation documentaire, les règles de classement et les modes d'accès à un ensemble de documents, il en fait le recensement et les organise hiérarchiquement.

Les procédures ou plan de sécurité précisent les règles et les procédures de protection du document, tout au long de son cycle de vie, notamment lors de communication du document, ou d’événements tels que le transport, le changement de localisation ou la destruction.

Le schéma des workflow représente sous forme de diagramme la chaine de traitement, de circulation et de validation des flux documentaires.

Nos missions consistent à optimiser votre gestion des processus documentaires. En effet, face à une judiciarisation croissante et aux obligations de compétitivité imposées à nos structures, le chef d’entreprise se doit de s'assurer que les informations vitales sont sécurisées, accessibles au personnel habilité, que leur accès est contrôlé et que leur pérennité est assurée.

La gestion efficace des processus documentaires peut apporter une réelle valeur ajoutée. Mais sa mise en œuvre et son exploitation ne peuvent se passer de l'assistance d'un expert, sous peine que votre entreprise soit rapidement perdante sur le terrain de la compétitivité et du retour sur investissement.

En conclusion, une gestion efficace des processus documentaires est essentielle à votre entreprise pour deux raisons principales :

• - Permettre un accès efficace aux informations et aux documents de votre entreprise est un atout majeur de votre compétitivité.
• - Garantir la conformité avec les évolutions réglementaires, notamment celles relatives à la gouvernance d’entreprise qui oblige nos responsables, lors d’un contrôle, à être capables d'accéder aux données et aux documents de manière quasi immédiate.

Les entreprises anticipent encore mal les problèmes de gouvernance, de risques et de conformité réglementaire. Une nouvelle étude de Economist Intelligence Unit montre que les entreprises européennes n'ont toujours pas adopté une approche intégrée des problèmes de conformité réglementaire, et qu'en ce domaine l'approche de leur organisation est uniquement réactive, ce qui implique des risques et des coûts importants. (Economist Intelligence Unit est l'entité "informations professionnelles" du groupe The Economist, éditeur du magazine The Economist)