La dématérialisation de facture peut se faire par diverses approches selon la finalité recherchée et les technologies utilisées. Trois approches sont communément reconnues en France au regard de la législation actuelle :
- La dématérialisation de factures papier porte sur le traitement automatique, pouvant aller jusqu'à l'intégration automatique, de factures au format papier (factures entrantes) par le recours à des solutions de scanning, de LAD (Lecture Automatique des Documents). Idéalement, ce process doit être confié à un prestataire.
- La dématérialisation simple de factures consiste en l'échange de factures sous forme :
- - soit de fichiers électroniques via des systèmes de télé-transmission (EDI conventionnel, par exemple) mais en dehors des conditions définies dans le Code Général des Impôts (CGI).
- - soit de simples fichiers électroniques (PDF, par exemple) non signés électroniquement.
- La dématérialisation fiscale de factures consiste en l'échange de factures sous forme :
- - soit de fichiers électroniques structurés (EDI, XML, csv, Idocs...) signés ou non au moyen d'une signature électronique (si le fichier n'est pas signé électroniquement, il doit dans ce cas respecter les modalités imposées par le CGI).
- - soit de fichiers électroniques non structurés (PDF, par exemple) obligatoirement signés au moyen d'une signature électronique et dans le respect des modalités imposées par la Direction Générale des Impôts en France (cf. article 289 V du CGI).
A ce jour, seule la dématérialisation fiscale de factures autorise les entreprises à s'affranchir totalement de la facture papier (cf. annexe aspects légaux).